Wat uw FG en IT willen weten

Hoe de server beveiligd is

De server staat bij u op kantoor en is standaard zo ingericht:

• Iedereen meldt zich aan met een wachtwoord en een tweede factor, een code uit een app. Dat is standaard verplicht.
• De schijf met uw gegevens is versleuteld (LUKS). De sleutel is van u; wij hebben hem niet.
• Beheer op afstand kan alleen nadat een beheerder bij u op kantoor de toegang heeft opengezet, voor hooguit 24 uur.
• Elke beheersessie en elke inzage komt in een logboek op uw server, dat u zelf kunt lezen en exporteren.

Wat u van ons kunt verwachten

Wat de dienst in de praktijk betekent:

• Wij controleren uw server 24/7, met een kort statusbericht elk kwartier. Ziet de controle een probleem, dan nemen wij contact met u op.
• Hulp van een mens: op werkdagen van 9:00 tot 17:00, met een reactie binnen 4 werkuren.
• Vragen en antwoorden gebeuren op de server in uw kantoor, niet via internet.
• Na een stroomstoring start de server zelf weer op en ontgrendelt hij de schijf, zolang de sleuteldienst in uw netwerk bereikbaar is.
• Gaat er iets mis, dan zetten wij samen met u de back-up van de afgelopen nacht terug. U verliest hooguit de wijzigingen sinds die back-up; gesprekken zitten niet in de back-up.

Back-ups, gescheiden van de server

De back-up staat niet op de server zelf:

• Elke nacht gaat een versleutelde back-up van uw documenten, instellingen en logboek naar aparte opslag bij u op kantoor, bijvoorbeeld uw NAS. De laatste 14 blijven staan.
• Alleen uw sleutel opent hem; wij hebben die sleutel niet en bewaren geen kopie.
• Bij de oplevering doen we samen een hersteltest. Wij raden aan die elk kwartaal te herhalen.
• Een back-up buiten uw kantoor kan erbij, tegen meerprijs.

Welke verbindingen de server maakt

Van buiten naar binnen: geen, er staat geen poort open. Naar buiten maakt de server alleen deze verbindingen:

• korte statusberichten voor de 24/7 controle, zonder namen, bestanden of inhoud;
• de beheerverbinding, versleuteld, en alleen terwijl uw beheerder de toegang heeft opengezet;
• software-updates, alleen in het afgesproken onderhoudsvenster;
• de gewone diensten voor naamopzoeking (DNS) en de tijd.

Accounts en rechten

Wie wat mag zien, regelt u zelf:

• De accounts staan op uw eigen server. Uw beheerder maakt ze aan en trekt ze in.
• Rechten gelden per dossier. Een medewerker is eigenaar, bewerker of lezer van een dossier, of heeft er geen toegang toe.
• Elke medewerker heeft een persoonlijk dossier dat alleen hij of zij ziet.
• Het Arcanto-model gebruikt alleen dossiers die de gebruiker zelf mag lezen.

De uitvoer controleert u zelf

Het Arcanto-model vat samen, stelt op en beantwoordt vragen uit uw documenten. Bij elk antwoord staat waar het vandaan komt: het document en de passage, met een verwijzing als [1] of [2]. Het kan zich vergissen. Wat eruit komt, controleert een medewerker in het stuk zelf voordat het wordt gebruikt. AI-uitvoer is geen geverifieerd advies; de verantwoordelijkheid voor het werk blijft bij uw kantoor.

Wat er wordt vastgelegd

Drie logboeken, op uw eigen server:

• Het toegangslogboek: per dossier wie zocht, wie een document opende, en wie een dossier maakte, de leden of de vaste instructie wijzigde. Persoonlijke dossiers staan er niet in. Uw beheerder ziet het in de werkplek.
• Het logboek van beheer: elke beheersessie, elk verzoek om inzage en elke toestemming. U leest en exporteert het zelf.
• Het gebruikslogboek: per vraag de medewerker en het tijdstip, niet de vraag zelf.

Beveiliging laten onderzoeken

Wij hebben de beveiliging van de software zelf getest. Wilt u haar ook laten onderzoeken, door uw eigen IT-partij of een onafhankelijke partij, dan kan dat op de geïnstalleerde server, in overleg.

Koppelingen met uw kantoorsoftware

Een koppeling met uw dossiersysteem (DMS) of EPD is mogelijk, op aanvraag.

Beveiligingspakket en verwerkersovereenkomst

Het volledige beveiligingspakket ontvangt u op aanvraag; de verwerkersovereenkomst bij de offerte.