Hoe uw gegevens gescheiden blijven

Scheiding per klant

Elke klant krijgt een eigen documentopslag en een eigen zoekindex. Er bestaat geen gedeelde index over klanten heen, en er is geen zoekpad dat zonder klant-identiteit werkt.

Geen externe AI-diensten in het verwerkingspad

Het Arcanto-model draait op de server in uw kantoor, ingericht op uw kantoor en uw documenten. Er gaat geen documenttekst naar een externe AI-aanbieder. Telemetrie van de gebruikte software staat uit. Wij houden het model doorlopend up-to-date: elke maand onderhoud met updates, en een beter model zodra dat er is en bij uw server past.

AVG

Doordat de verwerking binnen uw eigen omgeving blijft, blijft ook de zeggenschap over de gegevens daar. Wij leggen per opdracht schriftelijk vast wat er verwerkt wordt en waar dat staat.

Waar de omgeving draait

Uw omgeving draait op een eigen fysieke server bij u op kantoor. Uw documenten, de zoekindex en het model staan allemaal op die server.

Beheer door Arcanto, vanuit Nederland

Arcanto is gevestigd in Nederland. Uw server wordt beheerd door Arcanto, vanuit Nederland. Arcanto is een handelsnaam van NEXAV (B.V. i.o.). NEXAV levert daarnaast voice agents in Polen; dat staat los van Arcanto.

EU AI Act

Om misverstanden weg te nemen: de AI Act verplicht u niet tot een eigen AI-omgeving en stelt geen eis aan waar uw gegevens staan. Wat er wel geldt: organisaties die AI inzetten, moeten maatregelen nemen voor de AI-kennis van hun medewerkers (artikel 4, sinds februari 2025). Sinds augustus 2026 gelden transparantieregels voor bepaalde toepassingen, en de zwaardere eisen voor hoog-risicosystemen volgen in december 2027. Wie medewerkers zonder afspraken met publieke AI laat werken, heeft geen zicht op wat er gebeurt. Het grootste risico voor de meeste kantoren zit daarbij in het beroepsgeheim en de AVG.

Bronnen:AI-verordening (EU) 2024/1689Wijziging (EU) 2026/1744

Wat er misgaat met publieke AI

De Autoriteit Persoonsgegevens kreeg in 2024 en 2025 tientallen meldingen van datalekken doordat medewerkers persoonsgegevens in AI-chatbots zetten, onder meer bij een huisartsenpraktijk die medische gegevens van patiënten invoerde. In oktober 2025 meldde de gemeente Eindhoven een datalek: medewerkers hadden in dertig dagen onder meer cv's en jeugdzorgdossiers in openbare chatbots gezet. Bij Samsung plakten engineers in 2023 vertrouwelijke broncode in ChatGPT. En de Italiaanse privacytoezichthouder legde OpenAI in december 2024 een boete op van € 15 miljoen.

Bronnen:Accountant.nl over de meldingen bij de APOmroep Brabant over EindhovenABC News over de boete van de Garante

Ook met een zakelijk account

Met een privé-account valt het gebruik buiten elke afspraak van uw kantoor, en kunnen gesprekken volgens de voorwaarden van de aanbieder worden gebruikt om modellen te trainen, tenzij iemand dat uitzet. Een zakelijk abonnement belooft meestal dat uw gegevens niet voor training worden gebruikt. Maar ook dan gaan uw stukken naar de servers van de aanbieder, en blijft uw geheimhoudingsplicht gewoon gelden. Dat geldt ook als de aanbieder belooft niets te bewaren (zero data retention): uw tekst wordt dan nog steeds op diens servers verwerkt, bij een Amerikaanse aanbieder geldt de CLOUD Act, en uw geheimhoudingsplicht blijft. De Nederlandse Orde van Advocaten raadt aan publieke AI zonder duidelijke garanties te vermijden en noemt AI die binnen het kantoor zelf wordt beheerd als alternatief. Komen persoonsgegevens zonder goede afspraken bij een andere partij terecht, dan kan dat een datalek zijn dat u binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens moet melden. De AVG kent boetes tot € 20 miljoen of 4% van de wereldwijde jaaromzet.

Bronnen:OpenAI, zakelijke gegevensAnthropic, voorwaarden voor consumentenNOvA, aanbevelingen AIAVG, artikel 33 en 83